Los mejores programas ERP para gestión de empresas de 2023

Gestionar una empresa es complicado, sobre todo en el año y para ello usar un programa ERP es una de las mejores decisiones que puedes tener. Pero, ¿qué es un ERP? Y sobre todo, ¿cuál es el mejor?

Son muchos conceptos de repente… ERP… ¿Qué hace y qué se necesita para ello? Pues para eso estamos, y aquí vamos a ver cómo llevar tu empresa al año 2021 con los mejores ERP que se adapten a las necesidades y posibilidades de tu empresa.

¿Qué es un programa ERP y cómo puede beneficiar a mi empresa?

ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning. Una traducción de este término es “Sistema de planificación de recursos empresariales“, aunque comúnmente se le puede llamar como “sistema de erp” para abreviar. Es un software o un conjunto de ellos que nos ayudan a gestionar todos o la gran mayoría de pasos de gestión de una empresa, desde las finanzas y los Recursos Humanos, hasta el stock y las cadenas de suministros. La mayoría de suites ERP se enfocan en los siguientes campos:

• Planificación de la producción
• Compras
• Gestión del inventario
• Ventas
• Marketing
• Finanzas y contabilidad
• Recursos Humanos

Los beneficios que nos puede dar un ERP son una mayor productividad al optimizar procesos de negocio centrales, darnos información estratégica al obtener datos precisos y respuestas rápidas, informes más acelerados y detallados, reducir los riesgos, y un funcionamiento más fácil y rápido del flujo de trabajo. Cada una de las aplicaciones de la suite ERP facilita tareas y se interconecta con el resto de aplicaciones para conseguir los resultados que necesitamos. En resumen, con un ERP tendremos muchos más datos y más precisos para poder tomar mejores decisiones empresariales al agilizar y facilitar muchos de los procesos.

Si eso, algunas pegas de los ERP son sus costes y el proceso de implantación del sistema, que se adapte al proceso de la empresa y que los empleados lo usen de forma eficiente. Pero muchos de estos inconvenientes son temporales y la inversión de dinero y tiempo vale la pena. Hay ERP que son libres o que son servicios en la nube, con lo que se elimina el coste monetario de su licencia o su implantación en los sistemas de la empresa.

Funciones de un ERP

Hemos hablado de lo que puede hacer un ERP en términos generales, pero no qué cosas son las que hará que su implantación hará que nuestra empresa tenga mejores resultados. Abajo comentamos varios de esos elementos:

Contabilidad analítica y financiera

• Libro mayor para contabilidad.
• Registro de cuentas a pagar.
• Gestión de los activos fijos.
• Listado de presupuestos y planificación.
• Gestión de la tesorería de la empresa.
• Consolidación financiera de la empresa.

Aplicaciones para Recursos Humanos

• Herramientas de reclutamiento.
• Pago de las nóminas de los empleados.
• Planes de compensación.
• Gestión de la fuerza de trabajo.

Gestión de la cadena de suministros

• Planificación de compras y suministros (SCM)
• Gestión de inventarios y almacenes (WMS)
• Cálculo de las compras y suministros
• Gestión de las expediciones y los envíos

Gestión de la producción

• Pedido de los materiales
• Planificación de la cadena de producción y la entrega
• Gestión del ciclo de vida de los productos
• Gestión de la calidad de los productos

Apps para el departamento de ventas

• Gestión de los pedidos
• Gestión de la facturación

Otros usos

• Gestión de la relación con el cliente (CRM)
• Gestión documental (DMS)
• Tareas de reporting e inteligencia de negocio (BI)
• Contratación y recursos humanos
• Análisis de competidores (IC)

Funciones modulares y configurables de un ERP

Los ERP nos permiten configurarlos y personalizarlos con funcionalidades según vayan surgiendo necesidades. Estas funciones pueden ser modulares y configurables.

En el caso de las funciones de un ERP modular es que nos permite adoptar el programa de forma progresiva a nuestras necesidades. Por otro lado, las funciones configurables nos permiten ir más allá y cambiar el código para que se adapte a nuestras necesidades y especificaciones, a costa de que haya que tener personal preparado para personalizar su código y que sea estable siempre que tengamos acceso al código fuente.

De cualquier manera, es importante saber qué ERP necesita tu empresa para elegir el que mejor se adapte entre todas las posibilidades.

ERP, ¿es mejor tenerlo en local o en la nube?

Una pregunta que fácilmente puede afectar a qué ERP vas a escoger para tu empresa. La diferencia básica entre local o nube es sencilla: si quieres que se instale en los terminales físicos de tu empresa o que se acceda mediante internet.

ERP en la nube

Hay otras cualidades como que un ERP en la nube dependerá de las conexiones que tengas, reduce costes y otorga una mayor flexibilidad y facilidad de acceso; y solamente necesitarás pagar por usuario y funciones. Existe cierto riesgo de que nuestros datos estén expuestos.

Tendremos una mejor facilidad de uso y fiabilidad al funcionar a través de un navegador, tienen un bajo coste y es mucho más fácil hacer migraciones de sistema. Por el otro lado, no será un ERP nada personalizable, ya que se estandariza para abarcar el mayor caso de unos con el común denominador, y que nos obligarán a tener una conexión online constante y estaremos dependiendo de que haya conexión estable y de que no haya apagones si la zona en la que operamos tiene muchas caídas de electricidad. Este último problema lo podemos solucionar usando portátiles y un SAI como el de Salicru que puede mantener encendido un router y la ONT durante horas para operar durante un tiempo

Tener un ERP “on premise”, o en local

Si por otro lado decidimos tener un ERP en local, también conocidos como ERP on premise, necesitaremos dedicarle espacio en los servidores de la empresa, con el coste en infraestructura y licencias que necesita junto a tener que contratar o subcontratar personal o tener que encargarle estas labores al equipo informático de la empresa. A cambio, tendremos un control total del programa, ya sea de los módulos como de los contenidos y su seguridad.

Usando código abierto

Un ERP de código abierto implica que es posible manejar su código interno para poder manejarlo y adaptarlo a nuestras necesidades específicas. Es un paso más allá para la personalización de un ERP en local, pero a cambio tendremos justo lo que necesitemos, con módulos específicos para nuestra empresa y eliminando los redundantes o que no nos convengan. Necesitaremos un equipo informático dedicado y especializado en programación de código abierto para poder usarlo de forma eficiente.

Pero a cambio no tendremos que pagar licencias y es muy probable que tengamos el apoyo de comunidades dedicadas que harán que tengamos una gran capacidad de adaptación a bajo coste. Es ideal para startups y empresas que están empezando, ya que rápidamente estarán con un ERP compitiendo contra otros equipos más grandes.

Vertical u horizontal

Otro factor que debemos tener en cuenta es si nuestra empresa puede necesitar mejor un ERP cuyas funcionalidades estén adaptadas a nuestro sector. Los sectores de fabricación y distribución más comunes suelen tener ERPs dedicados a sus funciones y necesidades, comúnmente llamados como verticales. Estos tendrán todas las funciones y manejos perfectamente hechos y organizados para nuestro sector. Alguno de ellos son

• Prophet21 para grandes almacenes.
• Munis para sectores públicos.
• JustFoodERP para empresas de restauración como restaurantes, cafeterías o caterings.
• Epicor Distribution para empresa de distribución.
• Skubana para empresas de venta al público.

Saber elegir el ERP que necesitas

Con alrededor de 400 sistemas de ERP, es difícil elegir el que necesitas, sobre todo sabiendo que no existe el ERP perfecto para nuestra empresa. Al menos, no si no lo modificamos para que esté acorde y perfecto a nuestras necesidades y exigencias. Por eso hay que saber qué tipo de empresa somos y para qué queremos poner un nuevo ERP o cambiarlo.

Si queremos cambiar el ERP de nuestra empresa

Esto es para las empresas medianas o de mayor tamaño que ya cuenten con su sistema integral. En el caso de que quieran cambiar el ERP, necesitarán cambiar todo el set completo de soluciones y todos elementos técnicos. En este caso se recomiendan los siguientes ERP:

• SAP
• Microsoft Dynamics
• Oracle
• Sage

Empresas que quieren un ERP muy adaptado

En este caso, buscamos la instalación de módulos específicos de diferentes programas. No hace falta que estén integradas en serie y simplemente necesitamos que sean muy concretas y específicas. Tendremos que evaluar los sistemas verticales que se puedan incorporar a nuestro sistema modular. Algunos de estos programas son:

• Salesforce
• Zoho
• Sage
• Openbravo
• Skubna

Es recomendable que cada departamento elija el que más le conviene y con el que estén más cómodo. Lo que nos importa es que los trabajadores que vayan a usarlo en el día a día estén más cómodos. Eso sí, será mucho más difícil una integración plena.

Instalar el primer ERP de la empresa

En el caso de que seamos una empresa novel o durante años hemos funcionado con un paquete básico de comunicación y ofimática. No heredamos ninguna carga de otros sistemas con lo que fácilmente podremos escoger cualquier sistema que no nos dará ninguna incompatibilidad, y con ello tendremos la posibilidad de usar los sistemas más modernos, el que mejor se adapte a nosotros y meterle herramientas de forma fácil y sencilla. Algunos de los nuevos sistemas que podremos usar son:

• Odoo
• VIENNA Advantage
• ERPNext
• Xtuple
• Dolibarr
• Bitrix24
• Sellsy

Los ERP más usados

Es posible que nuestra primera línea de pensamiento sea escoger el más usado, ya que con ello nos aseguramos de que tendrá el mejor soporte y en el caso de buscar nuevos empleados, posiblemente ya estarán adaptados a usar ese ERP. Con esto nos quitamos una pequeña parte de su entrenamiento en sus primeros días en la empresa. Los ERP más usados en los últimos años son los siguientes:

• Microsoft Dynamics
• Odoo
• SAGE
• Netsuite
• Deltek
• Infor
• Kronos
• SYSPRO
• SAGE Intacct
• Ecount ERP
• SAP S/4 HANA
• Priority Software
• ePromis Solutions
• E2 Shop Systems
• abas ERP
• Epicor
• Deskera
• Oracle ERP cloud
• Acumatica
• Plenty Markets

Los ERP mejor valorados por la industria

¿Y si simplemente quieres el mejor valorado? El voto de confianza de los expertos. Igual quieres que te recomienden el más eficaz los profesionales, y estos son los mejor valorados:

• Netsuite
• Sage Intaact
• SAP business one
• Microsoft Dynamics NAV
• Oracle JD Edwards
• SYSPRO
• Acuamatica Cloud ERP
• Ecount ERP
• Winweb
• ERPNext
• Aquilon
• Macola Software
• VersAccounts
• ERPAG
• Deskera
• Epicor
• Microsoft Dynamics AX
• BizAutomation
• Dolibarr
• CentralBOS

Los ERP pensados para los usuarios

Ahora, puede que queramos uno que sea muy fácil de usar por los empleados y usuarios. Son los que van a manejarlo durante el desempeño de su labor y ahí la valoración depende más de su usabilidad, eficiencia y facilidad de uso. Estos son los mejor valorados por miles de usuarios, no tanto profesionales del diseño, sino de usuarios finales que necesitan un ERP fácil de usar y que les sirva para su empresa.

• SAGE Intacct
• Skubana
• OpenPro ERP
• Netsuite
• Epicor
• SYSPRO
• Munis
• OfficeBooks
• SAP ERP
• Prophet21
• Acumatica
• PeopleSoft
• FinancialForce Accounting
• SAP Business
• Sage Business Cloud
• Oracle E-Business Suite
• Microsoft Dynamics GP
• Infor ERP
• Global Shop Solutions
• MIE Trak Pro

ERP gratis

El presupuesto puede influir mucho en la elección de un ERP y lo normal es pensar en usar uno gratis. Pongamos que simplemente quieres empezar y buscas un ERP gratuito, o con muchas funciones básicas gratis. Podemos irnos a los Open Source, pero ya dijimos que compensa si tenemos un departamento informático para instalarlo y modularlo a nuestras necesidades. También podemos conseguir uno de distribución gratuita sin licencias y que nos cobre por elementos extra. Aquí tienes una lista de sistemas gratuitos paar empresas:

• ERPNext
• Xtuple
• Dolibarr
• Odoo
• Bitrix24
• Sellsy
• Openbravo
• Openpro
• Vienna Advantage
• MixERP

ERP adaptadas a PYMES

En el caso de una ERP, se busca que tenga cierta facilidad de uso, tenga un coste asequible, su implantación sea suave y sea sencillo. Pero no por ello deja de ser eficiente. Estos son los ERP que mejor se adaptan a las exigencias de una empresa de hasta 50 empleados:

• Dolibarr ERP
• Xtuple
• ERPAG
• Sage Business Cloud
• Megainventory
• Acumatica
• Odoo
• Netsuite
• Sap business one
• Microsoft Dynamics SL
• abas ERP
• Microsoft Dynamics GP
• Microsoft Dynamics AX
• Sage 50cloud
• Microsoft Dynamics NAV
• Infor ERP

Los costes de tener un ERP

Una vez hayamos decidido qué ERP necesitemos, habrá que sopesar los costes de mantenimiento. Variará en función de si es uno online o en local, si va a ser usado por muchos usuarios y si le vamos a pedir muchas funcionalidades contratadas para adaptarlo a nuestras necesidades. También encarecerá el precio el hardware que necesitemos para hospedarlo si es en local (en este caso el ERP en la nube nos abarataría este coste) y los servicios asociados como la formación, el mantenimiento y la implantación.

También hay gastos ocultos derivados de implantar el sistema en tu empresa debido a imprevistos. Pero la fórmula más fácil de calcular es por cuántos usuarios te va a salir, ya que hay algunos que cobran una tarifa plana, por sectores de usuarios, o por números de usuarios.

Si introducimos un ERP en nuestra empresa, es inevitable el gasto en la formación, o el servicio de consultoría externa. Si lo cambiamos, necesitaremos tener en cuenta la migración de los datos y programación de los procesos. Por su lado, los On premise nos cuestan el software, el hardware, la implementación y la gestión junto a licencias recurrentes, mantenimiento y servicio técnico. Uno en la nube el único gasto recurrente será el de la suscripción, anual o mensual. Por lo general, los más baratos suelen ser los que están en la nube, incluso el primer año.

El ERP según el tamaño de empresa

Si nuestra empresa es de dos a diez usuarios, se nos recomienda un ERP que cueste entre 0 y 50 000 euros anuales. Muchos ERP en la nube o que sean Open Source y básicos cubrirán la mayor parte de nuestras necesidades. Odoo, Dolibarr ERP, Xtuple, ERPAG, Sage Business Cloud, Megainventory, Acumatica y ERPnext son los que mejor se adaptan a las empresas pequeñas.

En el caso de que tengamos entre 11 y 50 usuarios en nuestra empresa, el presupuesto puede ascender a un rango de entre 50 000 y 200 000 euros anuales. Se empezaría a sopesar la instalación de uno local, y tendremos como opciones para este tamaño Netsuite ERP, Sage Business Cloud, Skubana, Sap business one, Sage 50cloud, SAP ERP, Microsoft Dynamics GP, Infor, OpenBravo y PeopleSoft. Los costes en formación pueden escalar considerablemente.

Si ya tenemos más de 50 empleados, el coste fácilmente subirá más de 200 000 y necesitaremos las soluciones más completas. SAGE Intacct, SAP ERP, Oracle ERP cloud, Microsoft Dynamics GP, SAGE Business Cloud, Netsuite, SAP S/4 HANA, Microsoft Dynamics NAV, Sap Business One y Microsoft Dynamics AX son los que mejor se adaptarán a esta cantidad de usuarios y la enorme variedad de departamentos.

Cómo se implanta un ERP en una empresa

Una vez tengamos ya decidido el ERP que queramos usar, toca implementarlo. Hay que tener en cuenta que puede haber muchas razones de que su implantación no sea efectiva como una mala planificación táctica, una falta de formación de los empleados para enseñarles a usarlo, una falta de compromiso o dirección, o una gestión del cambio inexistente. Es un proceso duro, pero necesario porque sus beneficios rápidamente recuperarán la inversión.

A la hora de implementarlo, hay numerosos consejos para que su implantación sea efectiva:

• Es recomendable realizar una auditoría previa del ERP y de diseño del proyecto.
• Hay que implicar a todo el equipo directivo, no solo a los trabajadores.
• Es imperativo designar un “usuario administrador” que controle el software.
• Recomiendan implementar una solución modular y escalable que pueda implementarse poco a poco.
• Es necesario contratar un equipo de especialistas en la solución escogida y con experiencia en tu industria.
• Hay que adaptar los procesos todo lo que puedas a la solución comprada y no al revés.
• Tienes que evitar al máximo el desarrollo de personalizaciones salvo las estrictamente necesarias.
• Es imprescindible exigir un calendario de implantación.
• Por último, hay que reservar un presupuesto para imprevistos.

Los riesgos a la hora de implementar un ERP en la empresa

No podemos dejar de insistir, pero la implantación es dura, pero necesaria. No es un camino fácil, y a lo largo de su implementación nos podremos encontrar con los siguientes problemas.

• Una mala elección del software a implantar.
• Una selección pobre de la empresa implantadora.
• Ausencia de formación a todos los niveles y usuarios del sistema.
• Falta de implicación de la dirección en el sistema.
• Fricción en el uso del sistema ERP por parte de los usuarios.
• Costes ocultos no previstos.
• Pobre financiación del proyecto.
• Ausencia de seguimiento post-implantación.

Hay que saber de la existencia de estos problemas y saber cómo prevenirlos. La formación es importante y en ella debe de estar la motivación más allá de la eficacia, pues está la facilidad de uso y la estabilidad de la empresa. Hay que saber que una vez pagada la licencia inicial y la instalación, puede haber problemas. Y por último, saber que una vez instalado no está finalizado y hay que hacer un seguimiento para saber en qué se puede mejorar por si hay que contactar con el departamento técnico para poner o quitar módulos que nos falten o que sean redundantes.

Después de esto, la implantación y uso del ERP en la empresa cumplirá con nuestras necesidades y exigencias, y con ello conseguiremos los objetivos que nos hemos planteado con su implementación. Un pequeño avance y mejora se notará de manera exponencial con el paso del tiempo como un mejor y más rápido seguimiento del inventario o las ventas que se traduce en menos tiempo invertido en informes e inventarios, o los pagos automatizados a tiempo por parte de Recursos Humanos, lo cual puede evitar intereses de demora de pagos.