Al trabajar con textos, sea del tipo que sea como apuntes, manuales de rol, libros digitales y más, nos encontramos con que dos formatos prevalecen. El primero es la familia de documentos de Microsoft Word de la suite de Office, que son .doc y .docx, junto al .odt para quienes usan LibreOffice, la alternativa gratuita a Office; y luego está el formato PDF. Una de las principales necesidades de los usuarios es saber cómo convertir textos de PDF a Word, y qué ventaja tiene cada formato sobre el otro.
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¿Qué es el formato PDF?
El formato PDF es un formato propietario de Adobe que da instrucciones a software y dispositivos de lectura para mantener la integridad del formato de un documento. Lo hace almacenando enlaces, fuentes, imágenes embebidas y más para que sea posible leer el contenido sin incompatibilidades en cualquier software o hardware de lectura.
¿Qué ventaja tiene el PDF?
La principal ventaja que tiene un PDF es que mantiene la estructura de un archivo destinado a ser leído, de forma que no cambia entre pantallas, usuario y dispositivos. El archivo en formato PDF guarda datos en formato vectorial para simular textos en un formato de página indicado. A diferencia de los archivos de Word o LibreOffice como .docx, el formato PDF se asegura de mantener la legibilidad y la maquetación entre dispositivos y programas. Así, su visualización no cambia de programa en programa o de dispositivo en dispositivo. Es por esto por lo que es el formato más usado para tabletas de lectura como los eReaders, aunque tengan que pagarle royalties a Adobe; y los navegadores web.
Cuando exportas un documento en PDF, te aseguras de que se mantenga exactamente igual que como lo tienes visualizado y que se va a ver igual en todos lados. Es ideal cuando quieres mandar un archivo a imprimir, porque sabes que no vas a tener que entregarle ninguna fuente adicional al sistema que te va a imprimir el archivo, y que va a mantener su formato, y no va a imprimir páginas que no estaban previstas ser impresas.
También, por norma general, el PDF está protegido contra escritura. Si lo envías, no pueden editarlo de forma fácil, y si lo hacen, pueden tener problemas para volver a maquetarlo, porque no se está exportando a un editor de texto, sino que se está editando sobre el PDF, que no tiene opción para ser editado. Es posible que un editor de textos extraiga la información de un PDF, pero no quedará exactamente igual ni se conservará la calidad, y habrá muchas limitaciones.
¿Qué ventaja tienen los archivos de Word o de LibreOffice?
Su principal ventaja es que los archivos de Word permiten editar textos en un futuro. Si sabes que estás tomando apuntes o estás con un texto por terminar, lo mejor es que lo guardes en formato de Word o LibreOffice Writer. Así sabes que lo vas a poder abrir y editar en un futuro.
No recomendamos pasar a PDF un texto a no ser que se haya revisado y maquetado a conciencia tras pasar un visto bueno. Si lo haces, exporta el archivo en PDF y guarda una copia en formado de editor de texto para poder reeditar el juego. En el caso de que estés escribiendo un texto o un proyecto largo, puedes escribir cada capítulo en un archivo de Word y exportar cada uno en formato PDF cuando haya sido revisado. Es recomendable hacer una copia de seguridad del archivo compatible con el editor de textos en caso de pérdida por extravío o problemas con Windows.
¿Cuándo debo usar un archivo Word y cuando un PDF?
Debes usar un archivo Word cuando sea un texto sobre el que piensas escribir o modificar en un futuro. Por otro lado, es recomendado usar el archivo PDF cuando esté finalizado y quieras usarlo en un eReader, una aplicación o enviarlo a imprimir.
¿Cómo se pasa de PDF a Word?
Para pasar un PDF a Word, está la herramienta oficial de Adobe en su web y es gratis. Cabe decir que en cualquier conversión se perderán detalles como la calidad de imagen y sus transparencias, y se podrán estropear maquetaciones, porque sobre las instrucciones de visualización se están generando contenido para su edición de texto.
Esto mismo se aplica a preguntas como “¿Cuál es el mejor programa para convertir PDF a Word gratis?“, “¿Cómo convertir un PDF a Word 2021?“, “¿Cómo convertir un archivo PDF a Word sin que se modifique gratis?” o “¿Cómo convertir un archivo PDF?“. Da igual cómo lo formules, la pregunta es la misma: existen herramientas que para crear un documento de Word a partir de un PDF. Pero incluso la herramienta oficial de la propia Adobe tiene sus limitaciones y no va a generar una copia exacta. Sirven para tener un archivo editable en poco tiempo, pero los detalles de maquetación y más corren de tu cuenta.
¿Cómo se pasa de Word a PDF?
Para pasar de Word a PDF, los principales editores de texto, sea Google Docs, Libre Office Writer o Windows Office, tienen la opción de exportar el texto como PDF. Normalmente, se encuentra en el menú de Archivo, y la opción de Exportar. El programa nos preguntará las opciones que queremos efectuar para exportar a PDF nuestro archivo de Word. Ten cuidado en esta parte, dado que a veces puedes escoger sin querer la opción de exportar solamente el texto o la página seleccionada.
¿Cómo convertir un archivo de PDF a Word en el celular?
Para convertir un archivo de PDF a Word en el celular, puedes acceder a la web de Adobe y usar su herramienta de conversión gratuita. Deberá permitir que el navegador acceda a archivos internos, si es que no le has dado permisos antes.
¿Cómo hago para abrir archivos PDF en mi celular?
Para abrir archivos PDF en celular puedes usar la opción portátil de Adobe Acrobat Reader. También, muchos sistemas Android tienen un lector de PDF por defecto. Cuando abras un archivo PDF, puedes hacer que el lector de PDF por defecto sea la aplicación con la que se abrirán los archivos en formato PDF. Otras aplicaciones que abren PDFs en el móvil son Dropbox y el navegador por defecto.
¿Cómo editar un archivo PDF gratis?
Para editar un archivo PDF gratis existen muchas herramientas gratuitas para editar un archivo PDF gratis. Las más conocidas y útiles en comparación con su facilidad de uso son Sejda y SmallPDF. Entre ambos vas a tener herramientas suficientes para poder modificar un PDF, dentro de ciertas limitaciones. Hay que tener en cuenta que estas webs no sustituyen a un editor de textos.
Estas herramientas pueden ser muy útiles para quitarte de encima páginas no deseadas antes de imprimir, añadir anotaciones, reorganizar páginas o incluso crear archivos separados con diferentes capítulos de un libro. Cabe decir, que como son herramientas gratuitas de base, es posible que necesites registrarte o pagar una cuota de membresía para tener más opciones o poder editar más PDF al día. No es un problema para empresas que pueden justificar como gastos de empresa ese precio por un servicio que a ellos les puede ahorrar horas y horas de trabajo.
